Възможности за автоматично генериране и изпращане на документи към пратки

Ние сме наясно, че всяка пратка има своите прилежащи документи, които трябва да вървят с нея. За някои го изисква закон или наредба, за други – процесите и стандартите на търговецът, който ни се е доверил да обработваме и изпращаме неговите поръчки. И не на последно място – клиентът, който трябва да има достатъчното документи за да може да предяви свои претенции по връщане и гаранция на закупените стоки дистанционно.

Също така, обаче, държим на това да хабим възможно най-малко ресурси и да отпечатваме минималния възможен брой документи към всяка пратка. 

С цел да задоволим и трите страни, създадохме функционалност, която може да генерира няколко вида придружаващи документи, като през платформата търговеца ще може да ни инструктира:

• Какви документи иска да се генерират към пратките му;
• За всяка пратка ли да бъдат генерирани или само при заявка;
• За всички канали на продажба или за определени – като можете да дефинирате за всеки канал различни правила.
• Начин на доставка
  • отпечатан на хартия и прикачен към продуктите в поръчката; 
  • по имейл чрез прикачен файл;
  • по имейл като текст и таблици в самият имейл;
  • по имейл като линк;
• Дали получателя може да заяви/откаже документа и/или да инструктира относно начина на получаване;

Типове документи

Поддържаните типове документи са:

• Поръчка – опис на поръчката;
• Фактура – Данъчна фактура описваща поръчката;
  • Дебитно известие – Данъчно дебитно известие към фактура
  • Кредитно известие – Данъчно кредитно известие към фактура
• Стокова Разписка – Стокова Разписка на поръчката;

До края на годината и с цел хармонизация с наредба Н-18, ще разширим текущите документи, както и планираме да добавим нови.

Осчетоводяване на документите, подлежащи на фискален контрол

Внимание! – За да активирате издаване на фактури, кредитни и дебитни известия, е необходимо да дефинирате отделен кочан (номера от-до), които да се ползват само от платформата на Fulfillmento. За целта се консултирайте с вашият счетоводител. Подобен диапазон от номера следва да се зададе и за стокови разписки, но тук следва да се съобразите единствено с това дали създавате такива и от друга платформа. Имайте предвид, че генерирането на тези документи не значи автоматично осчетоводяване и деклариране пред НАП. За целта се консултирайте с вашия счетоводител.

Всички генерирани документи могат да бъдат изтеглени винаги като pdf, както и под формата на справки в Excel.

Активиране и настройка на документите

За да настроите документите, посетете раздел Управление / Документи. Там можете да добавите и конфигурирате всеки тип документ и правилата при които се създава. Ако е някой от документите бъде настроен да се генерира само при заявка, ще можете да го направите посещавайки съответната поръчка в раздел Клиентски Поръчки.

Проверка на издадени документи

Можете да проверите дали правилата за издаване на документи работят коректно, като отворите поръчка и прегледате таблицата Издадени Документи в долния край на страницата. Там можете да видите номера и датата на документа, който е издаден, дата и час на отпечатване или изпращане по имейл. За документи, които поддържат последващи документи, като фактурите с кредитно или дебитно известие, от там е възможно то да бъде генерирано допълнително. 

В раздел Отчети / Документи ще можете да следите списък на всички издадени документи, както и да ги запазвате локално, както като pdf, така и като списък под формата на Excel.

Таксуване на издадени документи

Имайте предвид, че издаване на документ, който се отпечатва на хартия, това се таксува спрямо ценовата листа.

Издаване на кредитно или дебитно известие на хартия, както и на фактура на хартия след като пратката вече е изпратена, означава генериране на нова пратка, която се таксува като стандартна поръчка по ценовата листа.

Какво мислите?

Развиваме платформата на Fulfillmento слушайки нуждите на нашите клиенти. Ако смятате, че тази функционалност би могла да се разшири или подобри по начин, който да я направи по използваема от вас, свържете се с нас за да го обсъдим.